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OMEGA^TM: productos para Agencias de Aduanas

OMEGA^TM, es el nombre del conjunto de productos de software dirigidos hacia el apoyo de la gestión de una Agencia de Aduanas. Esta familia incluye herramientas que cubren desde la recepción de documentos hasta el cobro de los servicios prestados, incorporando, por supuesto, las opciones necesarias para la confección de cualquiera de las declaraciones aduaneras o mensajes TICA asociados a los regímenes que son permitidos para una Agencia de Aduanas. El siguiente gráfico resume la funcionalidad involucrada en OMEGA^TM:

OMEGA^TM está diseñada de manera tal que sus módulos pueden operar en forma independiente o bien integrada en una sola secuencia funcional. Bajo este último esquema OMEGA^TM permite la consolidación de toda la operación aduanera en forma de reportes de gestión estadística (Estadísticas) y reportes de gestión funcional (Monitor).

EL MODELO DE NEGOCIOS

El diseño de estos productos de software y su integración están fundamentados en un modelo de negocios que describe la actividad de una agencia de aduanas en forma genérica y que Rj utiliza para orientar su estrategia de desarrollo y mejoramiento de productos. Este modelo de negocio considera 6 actividades básicas, a saber:

Cuando se cierra un acuerdo con un cliente este es ingresado al registro de clientes y le es asignada un modelo tarifario de acuerdo con lo pactado. Este modelo puede incluir montos específicos o fórmulas dependientes de valores presentes en cada Recibo de Documentos, Declaración Aduanera o la Factura.
El cliente solicita un servicio y presenta la documentación requerida. La solicitud es registrada, y se le asocian el (los) trámite(s) que es necesario atender para la prestación del servicio.
Durante la prestación del servicio, la Agencia incurre en gastos recuperables (pagos a terceros) asociados al servicio. Estos pagos a terceros son registrados asociándolos a la solicitud o recibo correspondiente.
Con los módulos operativos (importación, exportación, tránsito, zona franca, perfeccionamiento activo, etc.) se confecciona(n) la(s) declaración(es) asociada(s) al servicio (si el trámite incluye esta actividad). Por ejemplo, en el caso de importación la declaración registra los impuestos asociados a dicho trámite.
Mientras el servicio es atendido, los usuarios pueden anotar fechas claves y comentarios claves para el seguimiento del trámite y para la evacuación de consultas por parte del cliente (servicio al cliente).
Al llegar a la actividad de facturación, el usuario debe indicar el número de solicitud de servicio (recibo) que desea facturar. El sistema determina el cliente, el servicio prestado, calcula los montos asociados a la tarifa, revisa los recuperables a cobrar y construye automáticamente la factura.
Finalmente, dentro del proceso de ajuste de OMEGA a la realidad de cada uno de nuestros clientes, se ofrece la opción de que la factura genere un movimiento de cuenta por cobrar en el sistema contable administrativo de la empresa.

La relación entre el modelo descrito y las funciones de OMEGA se muestra en el siguiente gráfico:

LOS MODULOS DE OMEGA^TM

Como se indicó OMEGA^TM se diseñó a partir de módulos funcionalmente independientes pero con la capacidad de integrarse en solo ambiente operativo, incrementando así el valor agregado que la tecnología le puede ofrecer a una Agencia de Aduanas. A continuación se describen brevemente los módulos o subsistemas componentes de OMEGA^TM que podrían ser de su interés inmediato:

SOLICITUDES DE SERVICIO (SolSer).

Este módulo es el centro integrador de la gestión de OMEGA^TM. Cada servicio solicitado es registrado e identificado en forma única. Para cada servicio se asigna un número único y para su registro se debe especificar al menos el cliente involucrado, la aduana asociada al servicio y el código del trámite o servicio a prestar. SOLSER facilita el registro de una serie de datos sobre la operación (funcionarios que participan, operadores, mercancía, bultos, puertos de origen y destino, ubicación de la mercancía). Estos datos, de carácter operativo, podrán ser replicados en el proceso de confección de la o las declaraciones asociadas a la solicitud. El módulo también permite el registro de los documentos que el cliente aporta para la prestación del servicio. Para cada documento, se puede anotar, su identificación, si se presenta original o copia, calificar el trámite que la Agencia debió darle a cada uno de ellos y asociar este trámite – si procede - a algún tipo de cobro. También se incluye la interface necesaria para registrar los gastos reembolsables en los que se incurre durante o para la prestación del servicio; asociando a cada gasto, si se desea, la cuenta contable y el centro de costo que le corresponde. Para cada gasto recuperable SOLSER permite registrar el documento que responde por el gasto, el monto efectivamente cancelado y el monto que, posteriormente, deberá se recuperado vía una factura. SOLSER, además, se convierte en un centro de control y seguimiento de cada servicio prestado por la Agencia; aquí se puede registrar y/o consultar las etapas por las que atraviesa cada servicio, para su posterior consulta individual o consolidada. Con SOLSER también es factible registrar un historial de anotaciones respecto a cada Solicitud de Servicio; la interface para este registro facilita la edición de observaciones y su registro definitivo asociado a la solicitud. En la última versión de SOLSER, se incluyen las funciones de monitoreo asociadas a las solicitudes, cuales son:

Lista de solicitudes por diferentes criterios, incluyendo fecha de registro, cliente, aduana, estado (facturada o no facturada).
Libro de Operaciones, o resumen de operaciones en un periodo.
Consulta de Bitácora: Solicitudes abiertas (que no han sido facturadas) y en donde se muestra las desviaciones de cada una con respecto al tiempo promedio y máximo estimado para los servicios.
Control de Tiempo: Cálculo de los tiempos totales y promedio para la atención de cada solicitud en las diferentes etapas del servicio.
Consulta diaria: Identificación de la ubicación en el proceso de cada solicitud y su evolución a través del proceso.

DECLARACION DE IMPORTACION (DELIMP)

Este módulo de OMEGA^TM está orientado a la labor de “pedimentación” o trámite de importación de mercancías mediante una interfaz de usuario gráfica y orientada a facilitar las labores del “pedimentador”. El módulo considera la integración con Solicitudes de Servicio y con la Facturación Aduanera; asimismo incorpora las capacidades fundamentales para la operación del auxiliar de la función pública aduanera, cuales son: registro de los datos requeridos por la declaración, cálculo de tributos bajo cualquiera de sus variantes legales, validación de códigos, impresión del formulario y generación del archivo a enviar a la aduana. Además de las operaciones básicas, nuestro software de pedimentación (DelImp) incluye funciones para la importación y exportación de datos, miniarancel por cliente y verificación de archivos a la aduana. DELIMP incorpora múltiples facilitades para la confección de la declaración aduanera y para la confección e impresión de la Declaración de Valor.

DECLARACION DE EXPORTACION (DELEXP)

Delexp (Declaración Electrónica de Exportación), es el subsistema de OMEGA^TM orientado al trámite de exportación de mercancías. DELEXP le presenta al usuario una interfaz amigable y con múltiples características orientadas a facilitar la confección, consulta y seguimiento de una Declaración Aduanera de Importación. Si se integra con Solicitudes de Servicio, DELEXP aprovecha los datos registrados en la recepción de documentos para evitar la duplicación de esfuerzos y si se integra con FACTURACION, DELEXP alimenta el modelo de cálculo de honorarios mediante la identificación de las partidas y los montos concepto de valor e impuestos. Para la ejecución de sus tareas, DELEXP incorpora el algoritmo oficial para el cálculo de tributos aduaneros con todas las modalidades y excepciones que contempla la legislación aduanera vigente. Además, DELEXP incluye la generación de los archivos que la Dirección General de Aduanas requiere para la aceptación de un trámite de importación. DELEXP también incluye la facilidad de intercambiar datos entre diferentes instalaciones de la misma agencia mediante la opción de envío y recepción de datos DELEXP – DELEXP. Además, DELEXP facilita la manutención automática de un “arancel diferenciado por cliente”, herramienta sumamente útil en el control de errores y la generación de declaraciones.

DECLARACION DE TRANSITO (DELTRA/DELVIA)

Deltra (Declaración Electrónica de Tránsito Aduanero), es el subsistema de OMEGA^TM dirigido a la confección del documento aduanero necesario para la autorización del Régimen de Tránsito de Mercancías por el territorio nacional. DELTRA incluye características para el registro ágil de las declaraciones de tránsito, la identificación de valores iniciales y la configuración del sistema ajustado a las condiciones de las oficinas en que se instale. Si se integra con Solicitudes de Servicio, DELTRA aprovecha los datos registrados en la recepción de documentos para evitar la duplicación de esfuerzos y si se integra con FACTURACION, DELTRA alimenta el modelo de cálculo de honorarios mediante la identificación de la cantidad de contenedores trasladados, formularios utilizados y cualquier otro costo asociado a la confección de una declaración de tránsito para un cliente particular. DELTRA incluye la generación de los archivos que la Dirección General de Aduanas requiere para la autorización de un Tránsito Aduanero Interno e Internacional, e incluye la impresión del formulario de Declaración de Tránsito Internacional (DTI). Por otra parte, cuando la Agencia debe declarar una movilización que no moviliza mercancía dentro del inventario de un Almacén Fiscal y que no cambia de jurisdicción aduanera (de puerto a Estacionamiento por ejemplo), no corresponde una Declaración de Tránsito, sino más bien, la Solicitud de un Viaje, para estos efectos, Rj, tiene en producción, dentro de OMEGA, al módulo DELVIA (Declaración Electrónica de Viajes) que incluye la funcionalidad necesaria, para crear, modificar, finalizar o iniciar un viaje desde la perspectiva de TICA.

DECLARACION DE ZONA FRANCA (DELZOF)

DelZof (Declaración Electrónica de Zona Franca), es el subsistema de OMEGA^TM orientado al trámite de internamiento, exportación y demás operaciones relacionadas con el Régimen de Zona Franca. DELZOF le presenta al usuario una interfaz amigable y con múltiples características orientadas a facilitar la confección, consulta y seguimiento de una Declaración Aduanera de Importación. Si se integra con Solicitudes de Servicio, DELZOF aprovecha los datos registrados en la recepción de documentos para evitar la duplicación de esfuerzos y si se integra con FACTURACION, DELZOF alimenta el modelo de cálculo de honorarios mediante la identificación de las partidas y los montos concepto de valor e impuestos. Para la ejecución de sus tareas, DELZOF incorpora el algoritmo oficial para el cálculo de tributos aduaneros con todas las modalidades y excepciones que contempla la legislación aduanera vigente. Además, DELZOF incluye la generación de los archivos que la Dirección General de Aduanas requiere para la aceptación de un trámite de importación/exportación/donación/destrucción/movilización, etc. DELZOF también incluye la facilidad de intercambiar datos entre diferentes instalaciones de la misma agencia mediante la opción de envío y recepción de datos DELZOF – DELZOF. Además, DELEXP facilita la manutención automática de un “arancel diferenciado por cliente”, herramienta sumamente útil en el control de errores y la generación de declaraciones.

DECLARACION DE PERFECCIONAMIENTO ACTIVO (DELPAC)

Aunque aún no está dentro del proceso TICA, Rj cuenta con un módulo para la confección e impresión de las Declaraciones de Entrada y Salida del Régimen de Perfeccionamiento Activo. En tanto TICA no incluya este régimen en su ámbito de acción, los trámites asociados seguirán atendiéndose a través de estos documentos, por lo que esta versión de DELPAC se constituye en la herramienta que corresponde a este tipo de operaciones.

DELMAN, DELMAN-ER, DELCO

Además, fuera del ámbito normal de Agencia de Aduanas, pero relacionada con la funcionalidad aduanera, Rj también cuenta con módulos para:

La declaración de ingreso/salida de Manifiestos de Carga Aérea, Marítima y Terrestre: DELMAN
La declaración de manifiestos de desconsolidación por parte de Desconsolidadores de Carga: DELCO
La declaración de manifiestos de carga Courier (incluyendo la Declaración Simplificada o Global): DELMAN-ER

FACSER (Facturación de Servicios)

FACSER es el módulo de facturación de OMEGA y es un producto especialmente flexible y parametrizado; este módulo resume toda la gestión operativa de la Agencia para el cálculo del monto a cobrar por los servicios prestados. El subsistema parte del establecimiento del modelo tarifario que define los items o cargos que deben facturarse y las fórmulas requeridas para el cálculo del monto correspondiente a cada ítem. Una tarifa es un código que agrupa los cargos a cobrar automáticamente y, para cada uno de ellos, la fórmula asociada al cálculo. Las fórmulas se definen en términos de constantes (números), operadores y variables. Estas variables toman su valor de la transacción en proceso. Por ejemplo, TC es la variable que tiene el valor de tipo de cambio en la factura, por lo que la fórmula 20*TC representa un cobro de 20 dólares en colones. FACSER incorpora variables para, prácticamente, cualquier valor incluido en una factura, y además le permite al usuario definir sus propias variables. De esta forma, el modelo que propone el subsistema le permite al usuario definir las tarifas que requiera y asociar cualquiera de ellas a un cliente y un tipo de servicio. Es decir, un cliente puede asociarse a diferentes tarifas dependiendo de los servicios que se le presten. Así, el cliente X puede tener asociada una tarifa para Importación y otra para Exportación, o bien el cliente Y una tarifa para Importación de Contenedor Completo y otra para Importación de Contenedor Consolidado. FacSer hace uso de toda la información recopilada en SolSer y en la confección de la Declaración correspondiente para generar la factura automáticamente; por ello para obtener una factura, el usuario debe especificar el número de Solicitud a facturar, con esto el sistema reconoce al usuario involucrado y el servicio prestado, lo que le faculta para localizar la tarifa correspondiente y hacer los cálculos sobre la fórmulas establecidas para esa tarifa. Además, la información sobre los recuperables almacenada en SolSer también es rescatada y por lo tanto la factura es generada en forma automática. Además, el módulo de facturación incluye la posibilidad integrarse con el sistema contable de la empresa mediante la generación del asiento correspondiente a cada factura. Hasta la fecha, RJ ha logrado esta integración con más de 15 sistemas contable/administrativos y con esquemas que van desde la generación de un archivo intermedio en un formato común hasta la integración en línea.

ASIGNA CUENTA.

Dentro del modelo operativo de OMEGA, una vez que el pedimentador finaliza la creación del DUA y el cálculo de los impuestos asociados, cabe la posibilidad de sumar un componente de software para que:

El Pedimentador solicite en forma automatizada, la autorización de fondos correspondientes al pago de los tributos
El Departamento Financiero autorice esos fondos y asigne el banco y cuenta de donde deben tomarse.

El módulo que permite esta operación se denomina Asigna Cuenta. Con el módulo la opción para el que pedimentador defina la cuenta contable para pagar los impuestos asociados a un DUA se elimina y en su lugar se habilita dentro de DELIMP un botón para la solicitud de fondos. Cuando el pedimentador “presiona” ese botón automáticamente se alimenta una interface destinada al departamento financiero en donde se presenta los DUAS para los cuales se han solicitado fondos. En esta interface el responsable puede seleccionar un DUA de la lista que se le presenta y asignarle el banco y cuenta que le corresponden. Una vez que la cuenta es asignada, el sistema inmediatamente coloca la cuenta en DELIMP y además genera un correo para el pedimentador avisándole de la asignación.