MERCURIO^TM: productos para Agencias de Carga (Freight Forwarders)

MERCURIO^TM, es el nombre del sistema para Agencias de Carga (Freight Forwarders) de Rj Consultores Informáticos. MERCURIO^TM ha sido diseñado alrededor de módulos funcionalmente independientes con la capacidad de intercambiar información entre ellos, de este modo los componentes del sistema pueden operar por separado o integrados en un solo proceso de gestión, de acuerdo con los requerimientos de la Empresa. Este software, especialmente diseñado para atender la actividad de envío, seguimiento y transporte de carga entre un origen y un destino, incorpora importantes características para la administración de una actividad que, aunque simple en su concepción general, se torna compleja cuando se suman a ella las múltiples variables que se desprenden de los acuerdos de cobro por comisión, la facturación al cliente y cuando se pretende mantener un seguimiento adecuado sobre el rendimiento que reporta cada operación. A la fecha MERCURIO^TM incorpora herramientas de Rj para el apoyo de la mayor parte de las actividades operativas que realizan las Agencias de Carga, entre otras:

• Reservaciones de espacio con los transportistas
• Impresión de los documentos de envío (corte de guías)
• Cálculo de comisiones con Aerolíneas y otros FF
• Cálculo de la compensación CASS
• Generación de la factura por los servicios prestados por la Agencia

A continuación se presenta un gráfico que resume el diseño conceptual y los componentes del proyecto MERCURIO^TM:

DESCRIPCION DE LOS PRINCIPALES MODULOS DE MERCURIO^TM

INVENTARIO DE DOCUMENTOS (Guías)

Este módulo está dirigido hacia el control del inventario de documentos de tránsito (guías aéreas principalmente), que las empresas transportistas le entregan a la agencia de carga. Si se activa la funcionalidad correspondiente, solamente las guías registradas en este inventario se podrán “cortar” y/o asignar a una reservación. En resumen, el subsistema INVENTARIO/Mercurio ofrece la siguiente funcionalidad:

• Registro de los números de los documentos recibidos de cada transportista.
• Manejo del inventario de documentos disponibles, documentos utilizados y documentos anulados.
• Integración con Solicitudes de Servicio y Documentos para evitar la asignación de guías no presentes en el inventario.
• Facilidades para el seguimiento y consulta de los documentos recibidos.
• Emisión del reporte de la existencia de documentos.

SOLICITUDES DE SERVICIO (Reservas/Pre-alertas).

Este módulo constituye la primera etapa en el proceso de atención de una solicitud de servicio asociada a cualquiera de los trámites apoyados por la remisión/recepción de mercancía. Cada solicitud agrupa los datos generales de los documentos asociados al envío o recepción de mercancías, incluyendo los documentos “madre” y los respectivos “hijos”.. Los datos registrados a nivel de Solicitudes de Servicio se utilizarán – cuando sea pertinente – en la construcción de la o las guías/bls que corresponda o en la afección del módulo de Inventario. En resumen, el subsistema SOLSER/Mercurio ofrece la siguiente funcionalidad:

• Registro de los datos generales asociados a un envío/recepción
• Registro de los documentos asociados a la prestación del servicio (bls, guías, cartas de porte) y los datos generales de estos documentos.
• Facilidades para el seguimiento y consulta de los documentos recibidos.
• Integración con el proceso de Notificación de Arribo
• Integración con el proceso de Notificación de Desalmacenaje

DOCUMENTOS (Corte de Guías/Bls).

Este módulo está dirigido a la emisión del documento de tránsito que corresponda para la exportación: guía aérea, conocimiento de embarque o carta de porte. El módulo permite el registro de documentos “master” e hijos, e identifica el formato de impresión que corresponde a cada transportista. Los datos registrados a nivel de Solicitudes de Servicio se utilizarán – cuando sea pertinente – en la construcción de la o las guías/bls que corresponda. En resumen, el subsistema DOCUMENTOS/Mercurio ofrece la siguiente funcionalidad:

• Registro de los datos requeridos para la emisión de guías aéreas, bls marítimos y/o cartas de porte.
• Integración con el módulo de Solicitudes de Servicio (Reservaciones).
• Identificación de las peculiaridades de formato de cada transportista definido en el sistema.
• Facilidades para el seguimiento y consulta de los documentos recibidos.
• Impresión de la guía, bl o carta de porte.
• Integración con el resto de los módulos de MERCURIO^TM instalados.

LIQUIDACIÓN

Este módulo está dirigido al cálculo de la utilidad obtenida por cada operación atendida. Los datos para el cálculo de estas utilidades se obtienen de la diferencia en entre los ingresos productos del proceso de facturación y los egresos registrados para cada operación.. En resumen, el subsistema LIQUIDACION/Mercurio ofrece la siguiente funcionalidad:

• Cálculo del “profit” cada guía/bl “master”.
• Emisión de reportes de utilidades por operación y cálculo prorateado de la utilidad proporcional por documento hijo.
• Cálculo de las comisiones a pagar/cobrar por vendedor en función de las utilidades asociadas a las operaciones en las que participó.

COMPENSACIÓN.

Este módulo está dirigido al cálculo del reporte de compensación que corresponde entregar periódicamente al CASS. El reporte es calculado a partir de los datos registrados en las guías aéreas “cortadas” en un periodo y sigue el formato requerido por el CASS. En resumen, el subsistema COMPENSACION/Mercurio ofrece la siguiente funcionalidad:

• Cálculo de los datos requeridos en el reporte a partir de la información registrada en Documentos y considerando los montos Prepaid y Collect.
• Emisión del reporte del reporte periódico para el CASS.
• Facilidades para el seguimiento y consulta de los documentos recibidos.

FACTURACIÓN.

El subsistema de Facturación de Mercurio integra los datos registrados en los documentos de tránsito (guías aéreas, bls o cartas de porte), de manera que el usuario lo único que debe indicar es el número de guía aérea a facturar y el sistema le indicará el cliente y los cargos a facturar según los datos registrados anteriormente y, eventualmente, las tarifas definidas para el cliente involucrado en la factura. Además, el módulo de facturación incluye la posibilidad integrarse con el sistema contable de la empresa mediante la generación del asiento correspondiente a cada factura. Hasta la fecha, RJ ha logrado esta integración con más de 15 sistemas contable/administrativos y con esquemas que van desde la generación de un archivo intermedio en un formato común hasta la integración en línea.