INVEL^TM: productos para Almacenes de Depósito Fiscal y General

INVEL (Inventario Electrónico) es el nombre de nuestra familia de productos dirigidos a la administración y control de las actividades operativas de Almacenes de Depósito Fiscal y General. ÏNVEL ha evolucionado desde su “versión 0” generada en 1998 hasta su versión actual: “INVEL 2T” que implementa un modelo de negocios general y herramientas específicas para su administración. El modelo de negocios que inspira a INVEL en su componente de Almacén Fiscal considera el siguiente esquema de operación general:

El modelo considera seis áreas básicas en la administración y control del almacenaje fiscal, a saber:

1. El Almacén Fiscal tiene clientes y con cada uno de ellos se ha llegado a un acuerdo de cobro por los servicios prestados que denominamos tarifa y que se aplicará en la mayoría (aunque no necesariamente en la totalidad) de los servicios que se le presten al cliente. En nuestro modelo, la tarifa asignada a un cliente se puede afectar automáticamente en función de variables asociadas al servicio que van desde el tiempo de permanencia de la mercancía hasta la referencia del cliente vía un tercero para el cual se tiene un modelo diferenciado de cobro.
2. Las mercancías se movilizan hacia al almacén desde su punto de ingreso al país; en ocasiones es posible registrar el “inventario” de unidades de transporte (UT) en tránsito y el estimado de arribo para cada una de ellas, así como algunas variables asociadas al servicio que se le debe prestar al arribo.
3. Al arribar la UT al predio del Almacén es posible administrar un “inventario” de UT’s en patio, al cual se agregan UT’s con su ingreso con mercancía y se extraen UT’s con su salida una vez descargada la mercancía. Con TICA, la aduana exige que el Almacén registre y transmita la recepción de la UT mediante un mensaje que se denomina Fin de Viaje.
4. Los módulos centrales de operación de Almacén Fiscal son el ingreso y salida de mercancía a/de las bodegas del almacén. Esta operación es la que determina el inventario vigente y de donde se extraen los reportes operativos exigidos por las autoridades aduaneras: Entradas, Salidas, Caídas en Abandono e Inventario Vigente.
5. Combinando los datos sobre el servicio prestado desde el ingreso hasta la salida de la mercancía, con el modelo tarifario del cliente, es posible calcular, automáticamente, los montos a facturar por cada rubro involucrado en el servicio.
6. Finalmente, dependiendo del entorno contable del usuario, INVEL ha desarrollado múltiples interfaces para generar el resultado contable de la facturación mediante la construcción de interfaces ajustadas a los sistemas particulares del cliente.

Los módulos de INVEL.

Los módulos componentes de INVEL han sido diseñados para que puedan operar en forma independiente o integrada; los componentes del sistema se pueden implantar por separado o bien integrados en un solo ambiente operativo, de acuerdo con los requerimientos de la Empresa. Esto nos permite ofrecerle a nuestros clientes un proyecto flexible cuyos componentes y alcance dependerán del rol y las funciones que se le asignen al componente tecnológico dentro de la estrategia empresarial de desarrollo y modernización. En general, y a partir de la percepción respecto a los intereses del Almacén en materia tecnológica, hemos identificado tres estratos posibles de desarrollo tecnológico, a saber:

INVEL-A

En este estrato se incorporan las herramientas de software necesarias para cubrir el ciclo operativo de la actividad principal del Almacén Fiscal, desde la recepción de la mercancía hasta la facturación de los servicios prestados.

INVEL-B

En este estrato se incorporan las herramientas de software necesarias para cubrir el ciclo operativo de la actividad principal del Almacén General, desde la recepción de la mercancía hasta la facturación de los servicios prestados.

INVEL-C

En este segundo nivel, se incorpora la funcionalidad de INVEL-A e INVEL-B y se adicionan herramientas para el seguimiento estadístico de la operación del Almacén y para la Administración de Inventarios de terceros, incursionando en el tema de los servicios de logística de distribución y aprovisionamiento.
Graficamente:

En detalle:

Módulos de INVEL para Almacén Fiscal (Invel-A)

A continuación se presenta una sinopsis de la funcionalidad asignada a cada módulo o subsistema:

Recepción de Unidades de Transporte (UT).

Este módulo apoya la primera etapa en el proceso de recepción de mercancía en un Almacén Fiscal y está orientado al registro de los datos generales de la Unidades de Transporte que ingresan (a cualquier hora) al predio del Almacén. A partir de este registro, es posible dar seguimiento a los movimientos y permanencia de la UT en el predio del Almacén y tomar las acciones de comunicación y/o cobro que corresponda. En general, este módulo incluye la siguiente funcionalidad:

• Registro de la documentación de tránsito presentada por el transportista.
• Registro de la fecha y hora de recepción de la U.T.
• Facilidades para el seguimiento y consulta de los documentos recibidos.
• Emisión de reportes sobre las UT’s recibidas.
• Esta opción incluye la preparación del RIS para el reporte a la aduana de la recepción de la U.T. según lo estipulado en la legislación aduanera.

Entradas y Salidas de Mercancías.

Estos son los módulos centrales del proyecto planteado y es alrededor de estos componentes que se integran el resto de los módulos ofertados. Este “manejo de inventario” ofrece la siguiente funcionalidad:

• Captura y registro de los datos que componen los documentos que acompañan las mercancías que ingresa al Almacén Fiscal (Documentos de Tránsito y Documentos de Inventario: Redestinos, Manifiestos, Conocimientos de Embarque, etc.) y de la documentación que ampara el ingreso de mercancía al Almacén General.
• Manejo de desalmacenajes parciales y control de inventario por BL en lo que se refiere al Almacén Fiscal.
• Validación de códigos y relaciones de integridad de acuerdo con los estándares establecidos por la Dirección General de Aduanas (Mensajes XML), para facilitar la posterior integración en el proceso de Transmisión Electrónica, en lo que se refiere a las operaciones de Entrada y Salida de Almacén Fiscal.
• Impresión de reportes de control sobre el contenido de cada Documento de Ingreso recibido por el Almacén Fiscal.
• Generación de los “mensajes XML” correspondientes a los trámites de entradas y salidas de Almacén Fiscal, según la especificación de TICA.
• Analizador sintáctico incorporado que permite revisar un archivo XML desde el punto de vista sintáctico y semántico, previo a su envío a TICA.
• Facilidades de consulta sobre los trámites registrados.
• Integración con el módulo de Clientes.
• Integración con el módulo de Facturación.

Registro de Clientes, Transportistas y Consolidadores (Parámetros).

Este módulo corresponde al registro de la cartera de clientes del Almacén, así como de las empresas transportistas (terrestres, marítimas o aéreas) y empresas consolidadoras relacionadas con el Almacén. Este registro incluye para cada cliente, naviera y consolidador la especificación de datos como:

• Código particular del Almacén
• Cédula jurídica o física
• Nombre o Razón Social
• Dirección
• Teléfono (s)
• Número de Fax
• Dirección de correo electrónico
• Contactos
• Categorización (a definir por el Almacén)
• Integración con el módulo de Facturación mediante la especificación del modelo tarifario que le corresponde a un cliente, a un transportista y/o a un consolidador.

Modelos Tarifarios, Facturación y Cobro.

Estos módulos se han diseñado para la automatización del proceso de cobro por los servicios que presta el Almacén. En el componente de Modelos Tarifarios, se pueden definir con flexibilidad las diferentes negociaciones respecto a cómo se debe cobrar cada servicio prestado; esta información es utilizada por los módulos de Facturación, los cuales incluyen las opciones necesarias para la generación del cobro correspondiente al servicio prestado. Este módulo incluye características tales como:

• Integración con los módulos Entrada y Salida de Bodega.
• Definición de los modelos tarifarios que el Almacén utiliza. El esquema que Rj ha diseñado para la definición de estos modelos resulta ampliamente flexible y permite la total independencia del Almacén. Cada tarifa esta asociada a un conjunto de ítems y para cada item se puede definir una fórmula particular que define cómo calcular el monto a cobrar.
• Cálculo automático de tarifas y cobro a realizar en función de los parámetros establecidos.
• Incorporación dinámica de variables para facturación y flexibilidad para el establecimiento de condiciones especiales para un cliente particular.
• Emisión de facturas asociadas a los trámites de desalmacenaje Fiscal.
• Además, el módulo de facturación incluye la posibilidad integrarse con el sistema contable de la empresa mediante la generación del asiento correspondiente a cada factura. Hasta la fecha, RJ ha logrado esta integración con más de 15 sistemas contable/administrativos y con esquemas que van desde la generación de un archivo intermedio en un formato común hasta la integración en línea.

Reportes.

Este módulo incorpora una serie de reportes sobre la actividad del Almacén dirigidos a generar los informes requeridos por la Aduana así como a ofrecerle a la Gerencia una visión general de la actividad de la empresa. Entre los reportes que se ofrecen están:

• Inventario,Abandono,Ingreso,Salidas según formatos DGA
• Ingresos por periodo/cliente/contacto/ubicación
• Salidas por periodo/cliente/contacto/ubicación
• Inventario vigente por cliente/contacto/ubicación
• Facturación por periodo/cliente/contacto/ubicación
• Facturación por periodo/item (cargo)
• Bonos de Prenda
• Instituto Nacional de Seguros
• Historial de movimientos de un ingreso